Resenha - visitas de desenvolvedores do software Sophia e Aleph

Para um maior conhecimento sobre gerenciamento e automação de bibliotecas e de unidades de informação, assim como a importância dos softwares neste processo, recebemos duas visitas durante o mês de maio, de desenvolvedores do software Sophia e dos produtos Ex Libris, por convite do professor de automação Eduardo Santarem.

Segundo a representante, o software Sophia é um produto nacional desenvolvido por profissionais do ITA e da Unicamp pela empresa Prima Informática, agregando principais vantagens como:

· Adoção de padrões internacionais de intercâmbio de dados: MARC 21; Protocolo Z39.50 e OAI-PMH, ISO2709.

· Adoção de padrões da área de biblioteconomia: AACR2, ABNT, MARC21.

· Possui além das funções básicas (aquisição, catalogação, etc...) o recurso de Disseminação Seletiva da Informação (DSI).

Também foi possível verificar algumas restrições do software no que se refere à abrangência de adoção dos padrões de intercâmbio de dados e da língua proposta, no caso o português, permitindo a configuração para o inglês e espanhol no módulo vocabulário de interface.

Na segunda visita, recebemos representantes da empresa Ex Libris que relataram um pouco sobre os seus produtos, mais especificamente sobre o software Aleph. Percebe-se que a Ex Libris possui grande experiência no mercado a nível mundial. Com sede em Israel, tem 8 escritórios e subsidiárias pelo mundo, com uma equipe de 230 profissionais dentre os quais incluem-se analistas de sistemas e bibliotecários. Segundo a apresentação o software Aleph é um sistema integrado que gerencia todos os aspectos de bibliotecas em qualquer tamanho e estrutura. Ele possui além das características importantes para o adequado gerenciamento de bibliotecas, algumas adicionais como:

· Maior abrangência de adoção de padrões internacionais: UNICOD, ISO10646, DDIF, EDI ILL;

· Comporta diferentes formatos MARC, como MARC21, UNIMARC, UKMARC, DANMARC e MAB;

· O sistema pode utilizar interfaces em 20 línguas diferentes.

As apresentações dos dois softwares foram bem interessantes. Sobre o Sophia, antes da visita a maioria da turma não tinha conhecimento sobre suas características. No entanto no que tange o software Aleph, tínhamos um entendimento prévio, por este já ser utilizado pelas bibliotecas da Universidade de São Paulo (USP). Assim as informações foram importantes para aprimorar o conhecimento adquirido ao longo do curso. 

Interface do Software

A partir das análises da interface, podemos perceber que o software OpenBiblio não possui uma funcionalidade de “Ajuda” eficaz, pois em alguns módulos ao solicitarmos auxílio para obtenção de maiores informações sobre os mesmos, nos é notificado que este recurso ainda está em construção.

Sua interface gráfica é caracterizada por possuir opções de fácil orientação para o bibliotecário, demonstrando as principais atividades realizadas pelo mesmo. Estas são separadas em abas para uma melhor organização, bastando apenas ao usuário do sistema o conhecimento básico de navegação à rede internet. O seu modo de uso é muito simples, dispondo de uma orientação de fácil entendimento.

Página inicial do OpenBiblio demonstrando as abas de atividades do software

(clique na imagem para ampliar)

Criação de perfis e tipos de acesso

A criação de perfis para gerenciamento do software se dá pela criação de perfis de voluntários, onde é possível restringir os tipos de acesso (em relação a circulação, atualização de membros, catálogo, administração e relatório). É possível também caracterizar o perfil como 'suspenso' ou não. Além de especificar as funções permitidas, o administrador coloca o nome, sobrenome e senha do administrador voluntário (funcionário da biblioteca). Tudo isso é feito na aba 'Administração'. Nesta aba também é possível editar e criar novas classificações de membros, citada abaixo.

Na aba 'Circulação' é possível adicionar novos perfis de membros. Durante o cadastro, deve-se colocar a classificação do membro (ex: aluno, professor, etc), número do cartão (obrigatório), sobrenome (obrigatório), nome (obrigatório), e-mail, endereço, telefone residencial e comercial, além de informações adicionais.

Aquisição

O software não atende ao módulo gerenciador de aquisições de materiais – compra, permuta, doação, descarte e controle de fornecedores.

Guias/Módulos OpenBiblio

• Guia Home – É exatamente nesta guia que se efetua a entrada do usuário no SAB através do Login / Logout (Username) e Senha (Password);

• Módulo Circulação – Neste módulo é possível realizar buscas por usuários cadastrados no sistema (Member Search), acessar informações pessoais do usuário (Member Information), executar alterações cadastrais e exclusão de usuários, verificar a situação dos empréstimos ativos (Checkout Status), realizar empréstimos e devoluções entre outras ações;

• Módulo Catalogação – Este módulo permitirá a busca (Search) e catalogação de novos materiais bibliográficos (New Bibliography) ou busca de exemplares de bibliografias já cadastradas na biblioteca através do código (Search Bibliography by Barcode Number), por texto digitado (Search Bibliography by Search Phrase) através do título, autor ou assunto. Cada material bibliográfico encontrado, como resultado da pesquisa, terá o seu nome no formato de link hipertextual permitindo ao usuário acessar informações sobre o mesmo;

• Módulo Admin (administrador) – Neste módulo serão realizadas tarefas administrativas do sistema como cadastrar, editar (nível de permissão) e excluir usuários (Staff Admin); além de informações da Biblioteca (Library Settings); dos tipos de materiais; das coleções como programas de computador, periódicos, vídeos etc.; temas que alteram o estilo da página do sistema (cores e layout) como também permite a sua edição; e ajuda que auxilia na utilização do software. Como foi dito anteriormente, este item está em processo de construção;

• Módulo Relatório – Neste módulo é possível a geração de relatórios de atividades executadas no sistema. Os relatórios disponíveis são: Balanço de Devoluções dos Membros (Balance Due Member List), Bibliografia Devolvida (Bibliography Checkout Listing), Bibliografias Mais Populares (Most Popular Bibliographies) e Reservas Realizadas Contendo Informações do Membro (Hold Requests Containing Member Contact Info).

Relatórios

O Open Biblio, oferece a opção de consulta aos seguintes relatórios:

·         Catalogação

o        Busca de Exemplar

·         Circulação

o        Balanço de devoluções dos membros

o        Bibliografia devolvida

o        Bibliografias mais populares

o        Membros com livros atrasados

o        Reservas realizadas contendo informações do membro

O módulo que permite a emissão de relatórios em um software de automação de bibliotecas, torna os processos administrativos mais eficientes, auxiliando a melhor tomada de decisão.

O OpenBiblio, possui 6 opções de relatórios que são básicos e voltados para a rotina das bibliotecas.

Um diferencial de outros softwares de automação, é oferecer também outros tipos de relatórios. Tais como:

·         Relatórios de pedido de reservas

·         Relatórios de pedido de reservas pendentes

·         Relatórios de pedido de reservas vencidas

·         Relatórios de histórico de circulação

·         Relatórios de empréstimos

·         Relatório de materiais considerados como perdidos

·         Relatórios para acompanhamento de usuários

           Entre outros materias. 

         

Disseminação seletiva da informação (DSI)

A disseminação seletiva da informação (DSI) é definida por Luhn (1961 apud BAX et al., 2004, p.3), como o “[...] serviço que consiste em direcionar novos itens de informação, de qualquer que seja a fonte, para  aqueles pontos onde a probabilidade de seu uso, em conexão com o interesse corrente [do usuário] seja alta”.

É um serviço personalizado e atualizado que oferece ao usuário listas de publicações e serviços mais recentes sobre a sua área de interesse. O serviço é interativo, podendo ser modificado e adaptado conforme as novas perspectivas e necessidades do usuário. É necessário que o DSI permita ao usuário a definição de um perfil de seu interesse - assuntos, autores, áreas do conhecimento e tipos de materiais.

O software Openbilio não atende às características pertinentes ao módulo DSI.